Como proceder quando você encontra erros no seu planejamento.

A primeira coisa a se entender quando se encontra erros é de onde vem o erro. Procure entender qual a área afetada por esse erro, quando ele começa, pode ser que ele só aconteça na metade do processo, porém por uma decisão tomada no início, faça um detalhamento dos fatos que levam ao erro e quais as consequências de se continuar errando, isso vai levar ao aprendizado e poderá ser muito útil caso ocorram outros erros.

Quando você descobrir de onde vem, quais as consequências e qual o ponto crítico do erro (quando ele é mais evidente e começa a dar prejuízo) então conseguirá visualizar as possíveis soluções e, com experiência, escolher a melhor para a situação.

Nenhum erro no planejamento é igual, a não ser que você não tenha corrigido o erro anterior. Assim como já foi falado en outro post, é sempre bom se fazer vários planejamentos, sempre que for mudar algo, seja uma prateleira expositiva de lugar porque seu cliente vai notar a diferença, será que vai ficar mais fácil o acesso ou a propaganda dos produtos?

Uma coisa é seguro dizer: se com planejamento ainda há erros, imagina sem planejamento??

Os erros trazem gastos, seja de dinheiro, tempo ou materiais, reduzir esses erros fará com que a empresa tenha mais recursos para crescer e o lucro aumente, pois, os gastos vão ser menores.

Para avaliar um erro, pode ser usada a ferramenta PDCA, em inglês significa Plan (planejar), Do (fazer), Check (checar/reavaliar) e Act (agir para corrigir ou para finalizar o processo).

• Primeiro passo é Planejar, você precisa ter todos os passos do que deve ser feito, como deve ser feito e quanto vai ser gasto para que seja feito. Uma outra ferramenta que ajuda a planejar é o 5W2H que significa What (o que será feito), Where (onde será feito), Who (quem irá fazer), When (quando será feito), Why (porque será feito), How (como será feito), How much (quanto irá custar para fazer).
• Segundo, Fazer, você vai botar em prática tudo que foi planejado, da forma que você planejou, atente para os detalhes e para consumir a quantidade planejada de recursos. Se algo der errado na hora de fazer, tome notas, pois a próxima fase será de reavaliar o que aconteceu no processo.
• Terceiro passo, Reavaliar. Chegando nessa parte, você vai precisar saber todas as etapas do que aconteceu na hora de fazer. Houve problemas? Se houve, quais foram? Quando eles começaram? O que pode ser feito para evitar que se repitam? Se não for possível evitar, como fazer para reduzir os prejuízos? Se não houve problemas, o gasto de recursos foi na mesma medida que o planejado? Pode ser reduzida a quantidade de recursos? Existe algum outro tipo de processo que pode ser mais eficiente do que o que você utilizou? Como outras pessoas realizam esse tipo de processo?
• Último passo, Agir. Nesse passo você vai agir de forma a corrigir os erros e/ou melhorar o processo. Você pode voltar para o planejamento, se mudou muita coisa ou pode voltar para fazer, se houve pouca ou nenhuma mudança. Só não deixe de realizar sempre os passos para conferir se você está fazendo da melhor forma possível.

Com esses passos você ja pode melhorar seu planejamento e obter resultados melhores. Sempre busque maior eficiência pois poderá descobrir muitos métodos melhores de realizar o que já vem sendo feito.

Quais são as melhores ferramentas para ajudar o seu negócio a se consolidar?

Existem muitas ferramentas voltadas para o controle financeiro de empresas, dentre elas uma simples planilha do excel, uma planilha comprada na internet com design arrojado, um sistema gratuito, um aplicativo barato ou um sistema feito para a sua empresa. Cada negócio tem a sua necessidade, as vezes para o seu uma planilha simples é o suficiente, as vezes é necessário ter uma visão maior do negócio ou talvez é necessário descobrir que alguma coisa no meio do processo não está funcionando da forma como deveria e está gastando mais do que o esperado.

Em primeiro lugar devemos observar o tamanho da sua empresa. Se você tem uma barraquinha de cachorro quente e não usa nenhum meio de controle financeiro pode estar gastando muito mais do que se estivesse tendo algum controle simples no excel. Peça ajuda a algum amigo que trabalha em escritório ou assista a algum video no youtube mas comece logo a controlar seus gastos porque é nas pequenas economias que você consegue aumentar seu lucro.

Agora, se você trabalha com venda de produtos manufaturados ou revenda de produtos, sua planilha precisa ser um pouco maior, ela precisa ter além das entradas e saídas, deve ter também um planejamento dos períodos do ano em que se vende mais, um demonstrativo do resultado do exercício que contém os impostos que você paga, especialmente se você vende para outros estados pois o imposto é diferenciado, precisa também de um controle de estoque, para que não falte produto, pois, diferente do vendedor de cachorro quente, você não pode comprar seu produto no mercado mais próximo para fazer reposições imediatas. Claro que o vendedor de cachorro quente também pode utilizar esse tipo de planilha, porém é necessário um pouco mais de tempo para se dedicar ao controle dela, o que muitos desse setor não têm.

Existem muitas planilhas prontas na internet à venda, os preços variam muito dependendo do que você quer nelas, algumas oferecem inclusive gráficos de rendimento mensal e anual, muitas parecem com páginas da internet, e quase todas tem design fácil de entender. Existem planilhas simples de R$50 e planilhas super detalhadas de R$ 1500, depende muito das informações que você quer obter e está disposto a adicionar nessas planilhas, em geral elas são uma ótima opção para quem não sabe como fazer uma planilha e só quer alimentar os dados e ter uma resposta. Serve muito bem para pequenas e médias empresas desde que tenham processos simples (que não passam por mais de três etapas de fabricação de um produto) por que em casos de empresas com sistemas complexos a solução é sempre adquirir um sistema próprio.

Sobre aplicativos, eles geralmente são pagos por mês e possuem vários planos dependendo da quantidade de produtos que você cadastra ou da variedade de funções de controle que você precisa utilizar. O melhor de usar aplicativos é a possibilidade de fazer o controle a qualquer hora e em qualquer lugar, porém eles custam um pouco mais que as planilhas que muitas vezes também podem ser usadas pelo celular ou tablet. Além da praticidade você tem apoio online para o aplicativo, eles respondem a dúvidas e aceitam sugestões de melhorias que você gostaria de adicionar.

Eu já trabalhei com controle financeiro de uma empresa consultoria junior que faturava em média R$180.000,00 ao ano e posso dizer que para empresas com muito volume de serviços e vendas para outras empresas o melhor tipo de sistema é aquele que emite notas fiscais. Esses sistemas possuem um controle muito detalhado de todas as suas vendas e se você quiser também pode inserir os demais dados da sua empresa, esses sistemas cobram por boleto pago e também oferecem aplicativos. São muito fáceis de usar e muito confiáveis.

Sobre os sistemas feitos exclusivamente para a sua empresa, eles custam muito caro e a sua empresa precisa ter um sistema de vendas mais complexo, por exemplo ter departamentos e setores que classificam as mercadorias de forma diferente. Assim como nas lojas de departamento que existe o setor de calçados femininos, masculinos, infantis, roupas para os três tipos de clientes também, além das coleções, moda praia, verão, casual e formal. Para controlar as vendas e gerar relatórios de vendas por setor é necessário um sistema mais completo, visto que uma planilha para este porte levaria meses para ser feita, testada e consolidada, sem falar na quantidade de funcionários que precisa ter acesso, seria arriscado de se apagar algum dado ou sobrescrever algo que já foi inserido.

Como visto nas opções acima, a aquisição de um sistema ou compra de uma planilha depende muito do setor, tamanho da empresa, quantidade de funcionários e tempo do empresário. O dono precisa conhecer o seu negócio antes de escolher, saber se a planilha vai atender às suas necessidades ou se vai precisar de um sistema ou aplicativo. Deve se levarem conta não só o preço do sistema que vai adquirir mas os benefícios que ele vai trazer. Vale muito a pena investir em uma planilha de R$500 que te dê informações de acordo com as respostas dos seus clientes do que uma de R$100 que te dê apenas os gráficos de desempenho, porém estando sempre atento se o seu cliente vai ter tempo e disposição para dizer o que ele pensa sobre o seu produto ou serviço.

Quando você começa a ver que um negócio é mais complexo por dentro do que por fora.

Após abrir um negócio você pensou: vou vender, pagar minhas contas e usar o lucro para melhorar minha vida. Mas como imaginar que poderia ter tanta coisa escondida por trás disso tudo? É necessário ter um contador, em alguns casos ter um certificado digital e emitir notas fiscais, registrar todas as entradas e saídas em relatórios para o contador, fornecer documentos para a declaração do imposto de renda, sem falar nos funcionários, ter que pagar INSS, férias, guardar dinheiro para uma possível demissão e ainda para um possível treinamento, pois, com o aumento da demanda é necessário que o funcionário esteja melhor preparado.

Vamos começar então por contadores. Você precisa ter um contador para que ele faça a declaração do IR(Imposto de Renda) todos os anos. Além disso, caso surja uma dúvida quanto à documentação, pagamento de impostos, contratação e demissão o seu contador deve te ajudar também. É bom estar atento ao que o seu contador oferece, às vezes você pode contratar o contador apenas para o IR, porém, durante o ano sempre surgem dúvidas e problemas diversos que pedem apoio de um contador experiente, por isso é bom você procurar um contador que tenha conhecimento relacionado ao seu setor, pois suas dúvidas podem ser mais comuns do que você imagina. Outro ponto é se você precisar emitir notas fiscais para algum serviço que prestou ou algum produto que vendeu para alguém com CNPJ, você vai precisar de um certificado digital e seu contador precisa ter acesso a ele, inclusive ele deve saber qual o melhor certificado para você.

Tudo isso que você fez até agora é requisito para começar a vender, assim que as vendas forem feitas, vocêvai precisar emitir notas fiscais e ter um controle delas, é preciso guardar todas as notas, de preferência digitalizadas para que quando o seu contador fizer o livro caixa da empresa, nada esteja fora do lugar, para que não tenha nada sem justificativa, pois, é possível que se faltar algo a Receita Federal busque as informações detalhadas que não constam no livro. Essas informações o seu contador deve saber e te passar ao explicar como funciona o processo de finalização do ano fiscal, caso ele não te explique, você deve ir atrás dele buscando as informações ou procure um contador melhor informado, pois esse é um assunto muito sério e deve ser tomado todo cuidado possível para evitar possíveis erros.

Além disso você precisa guardar essas informações por no mínimo cinco anos. Tenha um lugar reservado e seguro para que essas informações não se percam e nem para que elas sejam acessadas por pessoas de fora, visto que contém todos os dados de gastos e ganhos da sua empresa.

Você sempre pode contratar alguém para cuidar desses documentos para você. Sugiro que ao fazer isso emita um contrato de sigilo para que as informações não sejam publicadas ou, caso elas sejam, você ter um respaldo para entrar com uma ação judicial contra a pessoa que violou o contrato. Você pode tambem contratar o seu próprio contador para isso pagando a mais para que ele lide com as informações de forma mais detalhada.

O importante é não deixar de cuidar da papelada, principalmente porque ela diz muito sobre a sua empresa, essas ações de controle inclusive podem te dar dicas sobre o andamento das suas vendas e sobre o gasto excessivo com coisas que não estão no planejamento.

Muitas empresas começam sem planejamento, mas será que dá pra deixar pra depois? E o que fazer quando você iniciou seu negócio sem o planejamento financeiro?

Primeiro ponto: Porque planejar? O planejamento permite ter uma visão geral da sua ideia e o que ela precisa para dar certo. Para iniciar o seu negócio foi necessário pensar muito sobre localização, quem são seus clientes, qual o seu produto e como ele vai entrar no mercado, quanto dinheiro você precisa ter para abrir as portas e começar a vender, e por aí vai…

Se você não botou tudo isso no papel, pode ser que você esteja passando por uma situação ruim nesse momento ou quem sabe buscando ajuda para não fechar as portas. Mas saiba que qualquer esforço importa, mesmo que não dê certo esse negócio, vai sobrar o aprendizado e no próximo projeto você irá fazer melhor, a começar por um bom planejamento!

Nunca desista! Você é capaz de se aperfeiçoar sempre, mesmo que esteja numa situação difícil em seu negócio, seja determinado e busque melhorias, conserte seus erros e aprenda mais sobre o que pode dar errado para não permitir que se repita. Conheça o mercado, aprenda sobre seus concorrentes, o que eles erraram e o que acertaram, estude sobre empresas em outros países e sobre como elas superaram os desafios, pode ser que elas tenham as respostas que você precisa.

O Planejamento é feito de possibilidades, você não sabe o que vai encontrar pela frente, por isso deve aprender a considerar todas as variáveis possíveis e estar preparado para atravessá-las, sejam elas fáceis ou desafiadoras, torne-as factíveis, possíveis, menos difíceis pensando além, imaginando os benefícios que elas trarão.

O planejamento começa quando você concebe a ideia do negocio. Se não fez antes, é melhor começar logo. Comece pela ideia, o que te levou a ter essa ideia? Como você pensa em concretizá-la? Será que ela já existe? Como você pode torná-la única? O que você precisa para realizar todas essas questões em um produto comercializável? Será que o cliente vai querer pagar o preço que você imagina que vale o seu produto?

O planejamento é feito de perguntas, primeiro você tem a ideia, depois precisa perguntar o que precisa para que a ideia dê certo. Sua ideia deve nascer de uma necessidade que você percebeu, se ela nasceu da sua necessidade de conseguir dinheiro após perder ou largar seu antigo emprego, você vai precisar pensar muito mais em como fazer o negócio dar certo visto que é uma necessidade sua e talvez não tenha muitos clientes que precisam dos seus produtos ou serviços.

Após encontrar as respostas dessas perguntas você precisa colocar no seu planejamento o quanto cada um desses aspectos vai custar para ser colocado em prática. Por exemplo, se a ideia já existe, o quanto você vai precisar gastar para fazer com que ela se torne diferente e gere mais valor para o cliente? Quanto você vai precisar gastar em propaganda para que seu produto seja notado? Qual o local adequado para expor seu produto? É um lugar movimentado? É um centro comercial? Quanto custa o aluguel neste local? É realmente necessário? E os seus fornecedores, estão próximos? Oferecem um bom prazo de entrega? Os preços deles são competitivos?

Uma boa ideia para o planejamento é usar planilhas que especifiquem cada ponto do seu produto, cada matéria-prima que ele vai usar. É interessante criar abas para cada etapa do processo, por exemplo: compras > fabricação > embalagem > exposição > venda > pagamentos > reposição de estoque. Assim você consegue controlar o quanto gasta cada etapa e consegue também visalizar o que pode ser economizado, assim como os prazos dos fornecedores e da produção, para o caso de vender mais do que o esperado, conseguir realizar o reestoque dos produtos antes que os mesmos acabem.

A mais importante das ferramentas de planejamento financeiro é o Fluxo de Caixa. Nele você precisa colocar tudo o que entra e o que sai, seja o menor dos valores, para saber o que foi gasto fora do planejado para que possa ser prevenido em outras ocasiões. Além disto, não retirar dinheiro da empresa para gastos pessoais é uma tarefa bem difícil de se executar, porém, é imprescindível para que se possa reinvestir na empresa e fazê-la crescer. Caso precise retirar dinheiro da empresa antes do período de realização dos lucros, considere isto como uma dívida e reponha o dinheiro assim que possível, pois, por menor que seja o valor em comparação com o montante total do lucro, irá pesar no controle financeiro da empresa.

Não realizar o controle minucioso dos gastos e recebimentos da empresa pode levá-lo a um ciclo interminável de gastos desnecessários e pode fazer com que não perceba que a empresa não está gerando os lucros que poderia estar. O controle do fluxo de caixa é um dos motivos porque as empresas fecham as portas no Brasil. Por mais chato que pareça ser, pode salvar a sua empresa, principalmente nos momentos de crise.

Não se esqueça que o planejamento deve ser feito sempre, mesmo que seu negócio já esteja consolidado, sempre que precisar implementar um novo produto ou processo deve se planejar, além disso, todo inicio de ano é sempre bom planejar o quanto a empresa deve gastar para se manter e o quanto ela pode dar de lucro, se esse planejamento for bem feito, você pode começar a pensar em expandir seu negócio.