Quais são as melhores ferramentas para ajudar o seu negócio a se consolidar?
Existem muitas ferramentas voltadas para o controle financeiro de empresas, dentre elas uma simples planilha do excel, uma planilha comprada na internet com design arrojado, um sistema gratuito, um aplicativo barato ou um sistema feito para a sua empresa. Cada negócio tem a sua necessidade, as vezes para o seu uma planilha simples é o suficiente, as vezes é necessário ter uma visão maior do negócio ou talvez é necessário descobrir que alguma coisa no meio do processo não está funcionando da forma como deveria e está gastando mais do que o esperado.
Em primeiro lugar devemos observar o tamanho da sua empresa. Se você tem uma barraquinha de cachorro quente e não usa nenhum meio de controle financeiro pode estar gastando muito mais do que se estivesse tendo algum controle simples no excel. Peça ajuda a algum amigo que trabalha em escritório ou assista a algum video no youtube mas comece logo a controlar seus gastos porque é nas pequenas economias que você consegue aumentar seu lucro.
Agora, se você trabalha com venda de produtos manufaturados ou revenda de produtos, sua planilha precisa ser um pouco maior, ela precisa ter além das entradas e saídas, deve ter também um planejamento dos períodos do ano em que se vende mais, um demonstrativo do resultado do exercício que contém os impostos que você paga, especialmente se você vende para outros estados pois o imposto é diferenciado, precisa também de um controle de estoque, para que não falte produto, pois, diferente do vendedor de cachorro quente, você não pode comprar seu produto no mercado mais próximo para fazer reposições imediatas. Claro que o vendedor de cachorro quente também pode utilizar esse tipo de planilha, porém é necessário um pouco mais de tempo para se dedicar ao controle dela, o que muitos desse setor não têm.
Existem muitas planilhas prontas na internet à venda, os preços variam muito dependendo do que você quer nelas, algumas oferecem inclusive gráficos de rendimento mensal e anual, muitas parecem com páginas da internet, e quase todas tem design fácil de entender. Existem planilhas simples de R$50 e planilhas super detalhadas de R$ 1500, depende muito das informações que você quer obter e está disposto a adicionar nessas planilhas, em geral elas são uma ótima opção para quem não sabe como fazer uma planilha e só quer alimentar os dados e ter uma resposta. Serve muito bem para pequenas e médias empresas desde que tenham processos simples (que não passam por mais de três etapas de fabricação de um produto) por que em casos de empresas com sistemas complexos a solução é sempre adquirir um sistema próprio.
Sobre aplicativos, eles geralmente são pagos por mês e possuem vários planos dependendo da quantidade de produtos que você cadastra ou da variedade de funções de controle que você precisa utilizar. O melhor de usar aplicativos é a possibilidade de fazer o controle a qualquer hora e em qualquer lugar, porém eles custam um pouco mais que as planilhas que muitas vezes também podem ser usadas pelo celular ou tablet. Além da praticidade você tem apoio online para o aplicativo, eles respondem a dúvidas e aceitam sugestões de melhorias que você gostaria de adicionar.
Eu já trabalhei com controle financeiro de uma empresa consultoria junior que faturava em média R$180.000,00 ao ano e posso dizer que para empresas com muito volume de serviços e vendas para outras empresas o melhor tipo de sistema é aquele que emite notas fiscais. Esses sistemas possuem um controle muito detalhado de todas as suas vendas e se você quiser também pode inserir os demais dados da sua empresa, esses sistemas cobram por boleto pago e também oferecem aplicativos. São muito fáceis de usar e muito confiáveis.
Sobre os sistemas feitos exclusivamente para a sua empresa, eles custam muito caro e a sua empresa precisa ter um sistema de vendas mais complexo, por exemplo ter departamentos e setores que classificam as mercadorias de forma diferente. Assim como nas lojas de departamento que existe o setor de calçados femininos, masculinos, infantis, roupas para os três tipos de clientes também, além das coleções, moda praia, verão, casual e formal. Para controlar as vendas e gerar relatórios de vendas por setor é necessário um sistema mais completo, visto que uma planilha para este porte levaria meses para ser feita, testada e consolidada, sem falar na quantidade de funcionários que precisa ter acesso, seria arriscado de se apagar algum dado ou sobrescrever algo que já foi inserido.
Como visto nas opções acima, a aquisição de um sistema ou compra de uma planilha depende muito do setor, tamanho da empresa, quantidade de funcionários e tempo do empresário. O dono precisa conhecer o seu negócio antes de escolher, saber se a planilha vai atender às suas necessidades ou se vai precisar de um sistema ou aplicativo. Deve se levarem conta não só o preço do sistema que vai adquirir mas os benefícios que ele vai trazer. Vale muito a pena investir em uma planilha de R$500 que te dê informações de acordo com as respostas dos seus clientes do que uma de R$100 que te dê apenas os gráficos de desempenho, porém estando sempre atento se o seu cliente vai ter tempo e disposição para dizer o que ele pensa sobre o seu produto ou serviço.
Administração Financeira 