Burocracia e papelada…

Quando você começa a ver que um negócio é mais complexo por dentro do que por fora.

Após abrir um negócio você pensou: vou vender, pagar minhas contas e usar o lucro para melhorar minha vida. Mas como imaginar que poderia ter tanta coisa escondida por trás disso tudo? É necessário ter um contador, em alguns casos ter um certificado digital e emitir notas fiscais, registrar todas as entradas e saídas em relatórios para o contador, fornecer documentos para a declaração do imposto de renda, sem falar nos funcionários, ter que pagar INSS, férias, guardar dinheiro para uma possível demissão e ainda para um possível treinamento, pois, com o aumento da demanda é necessário que o funcionário esteja melhor preparado.

Vamos começar então por contadores. Você precisa ter um contador para que ele faça a declaração do IR(Imposto de Renda) todos os anos. Além disso, caso surja uma dúvida quanto à documentação, pagamento de impostos, contratação e demissão o seu contador deve te ajudar também. É bom estar atento ao que o seu contador oferece, às vezes você pode contratar o contador apenas para o IR, porém, durante o ano sempre surgem dúvidas e problemas diversos que pedem apoio de um contador experiente, por isso é bom você procurar um contador que tenha conhecimento relacionado ao seu setor, pois suas dúvidas podem ser mais comuns do que você imagina. Outro ponto é se você precisar emitir notas fiscais para algum serviço que prestou ou algum produto que vendeu para alguém com CNPJ, você vai precisar de um certificado digital e seu contador precisa ter acesso a ele, inclusive ele deve saber qual o melhor certificado para você.

Tudo isso que você fez até agora é requisito para começar a vender, assim que as vendas forem feitas, vocêvai precisar emitir notas fiscais e ter um controle delas, é preciso guardar todas as notas, de preferência digitalizadas para que quando o seu contador fizer o livro caixa da empresa, nada esteja fora do lugar, para que não tenha nada sem justificativa, pois, é possível que se faltar algo a Receita Federal busque as informações detalhadas que não constam no livro. Essas informações o seu contador deve saber e te passar ao explicar como funciona o processo de finalização do ano fiscal, caso ele não te explique, você deve ir atrás dele buscando as informações ou procure um contador melhor informado, pois esse é um assunto muito sério e deve ser tomado todo cuidado possível para evitar possíveis erros.

Além disso você precisa guardar essas informações por no mínimo cinco anos. Tenha um lugar reservado e seguro para que essas informações não se percam e nem para que elas sejam acessadas por pessoas de fora, visto que contém todos os dados de gastos e ganhos da sua empresa.

Você sempre pode contratar alguém para cuidar desses documentos para você. Sugiro que ao fazer isso emita um contrato de sigilo para que as informações não sejam publicadas ou, caso elas sejam, você ter um respaldo para entrar com uma ação judicial contra a pessoa que violou o contrato. Você pode tambem contratar o seu próprio contador para isso pagando a mais para que ele lide com as informações de forma mais detalhada.

O importante é não deixar de cuidar da papelada, principalmente porque ela diz muito sobre a sua empresa, essas ações de controle inclusive podem te dar dicas sobre o andamento das suas vendas e sobre o gasto excessivo com coisas que não estão no planejamento.